Facture électronique : Définition, Calendrier, Format, Obligations légales et Plateformes Agréées ?

La réforme de facturation électronique est un projet porté par l’Etat, qui a l’ambition de simplifier le circuit de facturation, d’inciter les entreprises à la digitalisation et de lutter contre la fraude à la TVA.

Qu’est-ce que la facture électronique ?

La Facture électronique est une facture générée, transmise, reçue et archivée sous forme électronique. A partir du 1^er septembre 2026, elle sera obligatoire en réception pour l’ensemble des entreprises Françaises et elle remplacera la facture papier traditionnelle. L’obligation d’émission quant à elle se fera progressivement entre 2026 et 2027 (Pour plus de détails, voir le calendrier de la facture électronique ci-dessous). .

La facture électronique offre de nombreux avantages, tels que la réduction des coûts, la facilité d'utilisation et la réduction de l'empreinte carbone des entreprises.

La facturation électronique, ou e-invoicing, concerne l’ensemble des opérations d’achats et de ventes de biens et/ou de prestations de services réalisées entre des entreprises établies en France qui sont assujetties à la TVA dès lors qu’il s’agit d’opérations dites domestiques, c’est-à-dire qu’elles concernent le territoire national.

Contrairement aux idées reçues, la facture électronique n’est pas une facture dématérialisée. En effet, la facture dématérialisée est une simple copie numérique de la facture papier, avec la même présentation et les mêmes informations. La facture dématérialisée, sous ses différentes formes, à savoir facture papier scannée, facture générée par un logiciel comptable ou facture PDF, ne sera pas conforme à la nouvelle réforme de la facture électronique.

Pour se conformer à la nouvelle réglementation sur la facture électronique, les entreprises Françaises devront être en mesure d’émettre des factures qui répondent aux exigences suivantes :

• Respecter un format numérique standardisé.
• Contenir les mentions obligatoires de la facture électronique.
• Être transmise par l’intermédiaire d’une plateforme agréée (anciennement PDP, Plateforme de Dématérialisation Partenaire).

Calendrier de la facture électronique

Depuis le 1^er Janvier 2020, le recours à la facture électronique était déjà obligatoire dans la sphère publique via le portail Chorus Pro. Pour les transactions interentreprises, la loi relative à la facture électronique entrera en vigueur de manière différée et progressive :

Obligation de réception pour les entreprises assujetties à la TVA et établies en France :

À partir du 1^er septembre 2026, toutes les entreprises Françaises, quelle que soit leur taille, devront être en mesure de recevoir des factures électroniques (pour éviter toute complication avec les entreprises émettant déjà leurs factures au format électronique).

Obligation de réception pour les entreprises assujetties à la TVA et établies en France :

En ce qui concerne l’émission de factures électroniques, voici le calendrier prévu :

• À partir du 1^er septembre 2026 : les grandes entreprises et ETI doivent émettre toutes leurs factures au format électronique et transmettre les données à l’administration (e‑reporting).
• À partir du 1^er septembre 2027 : les PME et TPE doivent émettre leurs factures au format électronique.

Calendrier de la facture électronique

Quelles sont les obligations légales de la facture électronique ?

Voici les différentes modalités à respecter prévues dans le cadre du décret du 9 Octobre 2022 relatif à la généralisation de la facturation électronique dans les transactions interentreprises :

1. Respecter un format numérique standardisé :

Afin de garantir l'interopérabilité entre les différentes plateformes de facturation électronique, chaque entreprise devra être en mesure de prendre en charge les trois formats de facture électronique retenus dans le cadre de la réforme à savoir UBL (Universal Business Language), EDI (Electronic Data Interchange) et Factur-X.

2. Inclure toutes les mentions obligatoires :

Les factures électroniques doivent inclure les informations obligatoires présentes sur les factures en papier (Noms et adresses des entreprises émettrices et destinataires, Numéro de SIRET, Numéro de TVA intracommunautaire, date d’émission, numéro de la facture, détails de la prestation de service ou du produit concerné, Montant hors taxes, taux de la TVA, Montant TTC, conditions de paiements, etc…).

A partir du 1^er septembre 2026, toutes les factures électroniques émises devront comporter de nouvelles mentions obligatoires prévues dans le cadre de la réforme :

• Le numéro SIREN ;
• L'adresse de livraison des biens, lorsqu'elle est différente de l'adresse du client ;
• L'information selon laquelle les opérations donnant lieu à facture sont constituées exclusivement de livraisons de biens ou exclusivement de prestations de services ou sont constituées de ces deux catégories d’opérations ;
• La mention : « Option pour le paiement de la taxe d'après les débits » ; lorsque le prestataire a opté pour celui-ci.

3. Conserver les factures électroniques pendant une période déterminée :

D’un point de vue comptable, les entreprises sont dans l’obligation de conserver les factures électroniques clients ou fournisseurs pour une durée de 6 ans.

Selon le code du commerce, le délai de conservation des factures est de 10 ans, afin de répondre aux demandes de l’administration fiscale en cas de contrôle, et pour disposer également de preuves en cas de litiges.

4. Garantir l'authenticité, l’intégrité et la lisibilité de la facture électronique :

La directive Européenne 2010/45/UE du 13 Juillet 2010 stipule qu’une facture n’est valable que si elle respecte les 3 principes fondamentaux suivants :

• Authenticité de l’origine : l’identité de l’émetteur de la facture (notamment grâce à la signature électronique) ;
• Intégrité du contenu : le contenu de la facture doit être impossible à modifier ;
• Lisibilité de la facture : la facture doit pouvoir être lue par un être humain sans difficulté ;

Pour garantir ces trois critères, les entreprises Françaises ont le choix entre trois procédés de sécurisation possibles :

• L’EDI Fiscal (l’Echange de Données Informatisées)
• La signature électronique : avec un certificat de niveau RGS **
• La piste d’audit fiable (PAF) : Mise en place de contrôles documentés et permanents afin de garantir un lien vérifiable entre la facture émise, la livraison de biens ou la prestation de services concernée, et le paiement effectué.

5. L’e-reporting

L’obligation de facturation électronique (e-invoicing) s’accompagne d’une obligation de reporting à l’administration fiscale (e-reporting). L’e-reporting consiste à transmettre à l’administration fiscale certaines données de facturation.

Pour les entreprises Françaises assujettis à la TVA et qui sont concernées par l’obligation de la facturation électronique, ces données seront automatiquement transmises à l'administration fiscale par le biais des plateformes agréées (EX PDP) qui les relayent au Portail Public de Facturation (PPF).

Les entreprises non soumises à l’obligation de facturation électronique seront également concernées par l’e-reporting dans le cadre des opérations suivantes :

• Des opérations internationales ou intracommunautaires,
• Des opérations avec des clients particuliers (BtoC),
• Certaines opérations sectorielles (la santé, l’éducation, l’immobilier, l’assurance, la finance…)

Attention ! Les entreprises qui ne se conforment pas à ces obligations légales seront soumises à des sanctions. Les sanctions prévues dans le cadre de la réforme sont les suivantes :

• 15 € par facture en cas de non-émission d'une facture sous format électronique, plafonnée à 15 000 € par année civile.
• 250 € en cas de non-respect à l'obligation de e-reporting, plafonnée à 15 000 € par année civile.

Quels sont les formats de la facture électronique ?

Les trois formats de facture électronique qui ont été retenus dans le cadre de la réforme de la facturation électronique sont les factures structurées CII (Cross Industry Invoice), UBL (Universal Business Language), et les factures hybrides Factur-X :

1. Factures structurées CII (Cross Industry Invoice) dites EDI (Echange des Données Informatisées) :

L’Echange de Données Informatisées (EDI) implique la transmission sécurisée d’un système d’information à un autre, d’une facture électronique dans un format normé et standardisé.

La facture EDI répond à trois principes :

• La facture est transmise par message EDI ;
• Le message EDI doit prendre valeur légale d’une facture ;
• Pas d’envoi de facture papier ;

Ce format est privilégié par les grandes entreprises en raison des capacités d’automatisation des processus de facturation qu’il procure. Cependant, il peut s’avérer coûteux pour les PME et TPE.

2. Factures structurées UBL Universal Business Language:

Une facture UBL est un document XML (Extensible Markup Language). Elle comprend toutes les informations qui figurent dans une facture PDF classique, mais dans un format structuré et normé.

3. Factures Hybrides – Factur X :

Comme son nom l’indique, la facture hybride combine à la fois le format structuré et non structuré. Elle contient donc un fichier PDF et des données attachées en format XML. Factur-X est un standard de facture franco-allemand qui peut être lisible par l’Humain (PDF) et par les systèmes d’informations (XML).

En raison de la diversité des formats de la facture électronique, les entreprises doivent s’assurer de l’hétérogénéité et la compatibilité de leur solution de facturation électronique, qui doit être en mesure de générer, recevoir et traiter les factures dans l’ensemble de ces formats.

Facturation électronique : Quelle plateforme agréée ?

Les plateformes agréées (EX PDP) vont jouer un rôle majeur dans la réforme de facturation électronique. Afin d’émettre et recevoir les factures électroniques et répondre à l’obligation d’e-reporting, les entreprises Françaises devront recourir aux plateformes Agréées.

Toute Plateforme Agréée doit être obligatoirement immatriculée. L’ouverture du service d’immatriculation des Plateformes Agréées s’est faite en 2023 et un annuaire des plateformes immatriculées est désormais disponible sur le site de la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP).

Les Plateformes Agréées permettront donc aux entreprises de :

• Créer, émettre, recevoir et archiver les factures au format électronique
• Convertir les factures au bon format électronique standardisé
• Contrôler la facture électronique pour s’assurer qu’elle est conforme aux obligations légales de la réforme
• Transmettre les données de facturation au Portail Public de Facturation dans le cadre de l’obligation d’e-reporting

Vous l'aurez compris, la transition vers la facturation électronique implique des choix techniques et organisationnels structurants. Pour mettre en place votre projet sereinement, découvrez les étapes clés de votre passage à la facturation électronique.

Comment Discovery Intech et Sage accompagnent les entreprises françaises vers la facturation électronique ?

Partenaire de référence pour la gestion intelligente et simplifiée des entreprises, Sage aligne toute son offre pour mieux accompagner les entreprises françaises vers la Réforme de la Facturation Electronique (RFE). Grâce aux solutions de gestion Sage, intégrant nativement et sans surcoût la Plateforme Agréée Sage, les entreprises peuvent lancer sereinement leur chantier de mise en conformité et ainsi être prêtes bien avant l’échéance réglementaire du 1^er septembre 2026.

Ce que la Plateforme Agréée Sage permet concrètement :

gestion du cycle complet de la facture électronique :

La Plateforme Agréée Sage assure la génération, l’’émission, la réception et l’archivage des e-factures avec une mise à jour automatiques des statuts (émises, acceptées, rejetées, etc.). Elle facilite également le e-reporting des données fiscales vers l’administration via le PPF.

Mise en œuvre sans accros :

Grâce à la Plateforme Agréée Sage, les fonctionnalités de facturation électronique sont directement incluses dans Sage X3 V12 et autres solutions Sage, sans coût supplémentaire pour les clients.

Conformité garantie :

La plateforme prend en charge tous les formats standardisés imposés par la réforme (Factur-X, UBL, CII) et intègre les mécanismes de sécurité requis (authenticité, intégrité, lisibilité).

Interopérabilité totale :

La Plateforme Agréée Sage est compatible avec le PPF et interconnectée avec l'ensemble des autres Plateformes Agréées, garantissant des échanges fluides avec tous vos partenaires commerciaux, quelle que soit leur solution de facturation.

Ce que Discovery Intech, intégrateur Sage en France, vous apporte :

En tant qu’intégrateur Sage X3 en France et partenaire certifié Platinum, Discovery Intech met tout en œuvre pour vous assurer une transition fluide vers la facturation électronique, accélérer l’adoption des nouvelles fonctionnalités Sage et garantir votre conformité totale avec les réglementations en vigueur.

Septembre 2026 approche plus vite que vous ne le pensez. Ne laissez pas cette échéance vous prendre de court. Anticipez dès maintenant avec des experts qui connaissent vos enjeux et votre métier.